Ако вашата организация е или е назначена да отговаря за провеждането на научна конференция, това е не само почетна функция, но и голяма организационна работа, при която всички малки неща трябва да бъдат взети под внимание.
Инструкции
Етап 1
Създайте организационен комитет на конференцията, чийто състав ще бъде определен със заповед. Определете председател, който да ръководи и координира членовете на комисията. Определете времето на конференцията и условията на създадената комисия. В поръчката отразете как ще плащате за служителите, които са нейни членове. Изпратете съобщението за конференцията и в прикачения файл посочете изискванията за доклади, обема на резюметата и крайния срок за подаването им.
Стъпка 2
Решете за източниците на финансиране, това може да бъде целево финансиране от бюджета, привличане на спонсорство и средства на самите участници в конференцията.
Стъпка 3
Изпращайте покани до всички потенциални участници в конференцията и планираната програма на конференцията. Решете броя на участниците и лекторите, желаещи да споделят своите научни разработки и резултати от научните изследвания с колеги. Попитайте участниците дали трябва да резервират хотелска стая и да направят резервация.
Стъпка 4
Договорете се с печатницата да публикува резюметата на докладите в отделна брошура и, ако е необходимо, наредете програмата на събитието да раздава на участниците, значки с техните имена, инициали и името на организацията.
Стъпка 5
В съответствие с броя на участниците определете колко стая ви е необходима и наемете специална стая, оборудвана за провеждане на събития от този вид. Помислете какво оборудване ще му е необходимо, за да бъде допълнително оборудвано, проверете наличността на необходимия брой компютърни обекти, прожекционни екрани и др. Помислете за работата на бюфета, където участниците в срещата могат да изпият чаша кафе и лека закуска по време на почивки.
Стъпка 6
Помислете върху програмата на конференцията, ако е необходимо, разделете я на секции. Помислете къде могат да се провеждат такива секции. Помислете за речите на гостите на конференцията, организаторите и участниците в програмата. Поръчайте канцеларски материали за участниците в конференцията - значки, бележници и химикалки са стандартни.
Стъпка 7
Създайте пакети от документи, рекламни материали и канцеларски материали, които да се раздават на участниците в конференцията заедно със значки.
