В съвременното общество, когато се оценява всяка минута от времето, телефонните разговори са се превърнали в най-честата форма на комуникация сред хората. Приятели и познати, роднини и приятели общуват с помощта на телефонни комуникации, водят се бизнес преговори. Как да говоря по телефона правилно?
Основните правила, които трябва да се спазват, когато говорите по телефона, трябва да бъдат еднакви за всички служители:
- Отговорете на всички входящи повиквания.
- Вдигнете телефона веднага след разговора, без да принуждавате клиента да се обажда в съоръжението с часове.
- Когато отговаряте на повикване, не забравяйте да кажете поздрава си, дайте име на организацията и се представете.
- Ако обаждащият се не се представи, учтиво разберете името и бащиното име с фразата: "Как мога да се свържа с вас?"
- Трябва да говорите по телефона правилно, като се опитвате да не допускате фрази в разговора: „Какво ви трябва“, „Няма никой“, „Не знам нищо“. Това подкопава престижа на институцията и предизвиква неясно отношение към служителите, което ги кара да се съмняват в професионалната си компетентност.
- Следете произношението, интонацията и скоростта на речта, като се уверите, че обаждащият се разбира добре.
- Ако по време на телефонен разговор втората телефонна линия е включена, тогава трябва да се извините на първия абонат, да вземете приемника и да информирате втория абонат, че сте заети. Не забравяйте да го попитате дали той очаква или ще му се обадите по-късно. Едва след това продължете разговора с първия абонат.
- Ако повикващият поиска служител, който в момента отсъства, не забравяйте да се извините и да посочите времето, когато той ще бъде на работното място.
- Слушайте внимателно абоната, опитайте се да не го прекъсвате или спорите. Това е най-добрият начин да получите необходимата информация от събеседника.
- В края на разговора благодаря за обаждането.
Има тънкости при провеждане на телефонни разговори с приятели и семейството. Не забравяйте за правилата за добра форма. Преди самия разговор психолозите препоръчват да се направят едно или две уводни изречения и чак след това да продължите разговора. Попитайте приятел дали има свободно време за разговор по телефона. Според етикета разговорът трябва да бъде спрян от този, който се е обадил.
Ако се придържате към тези прости указания, тогава телефонните обаждания ще бъдат чудесен начин за комуникация с много хора.
