При контакт с някои организации се използват писма с установената форма. В такива случаи шаблоните за писма се издават при поискване. Ако няма разработена форма, писмото се съставя под всякаква форма, като се вземат предвид някои от нюансите.
Инструкции
Етап 1
Създайте глава на писмо.
Можете да посочите следната информация - длъжността и името на адресата, длъжността и името на подателя, организацията на подателя и телефонния номер за контакт на подателя. Ако подателят се намира в друг град, можете да посочите пълния пощенски адрес. Заглавната част обикновено се намира от дясната страна на страницата.
Стъпка 2
Посочете същността на писмото и предоставете всички необходими коментари.
Опитайте се да формулирате основната идея в две или три изречения. И след това го коментирайте и напишете по-подробно, ако е необходимо. В делови писма е желателно да се поставят факти, цифри, без никакви емоции. Писмата с личен щрих трябва да отразяват личния опит.
Стъпка 3
Въведете датата и подпишете писмото.
Ако е необходимо, обяснете своите правомощия, въз основа на които е написано писмото. Такова основа може да бъде пълномощно.
Стъпка 4
Поставете обяснителни графики, таблици, фигури на отделен лист.
Не очаквайте адресатът да поиска допълнителна информация. Може да нямате втора възможност да зададете важен въпрос. Ето защо, в кратка форма, дайте всички необходими нюанси.
Стъпка 5
Преди да изпратите, не забравяйте да прочетете имейла на глас, за да го слуша някой. Попитайте асистента как той е разбрал същността на писмото. Ако думите му не съвпадат с целта на вашето съобщение, има смисъл да формулирате писмото по различен начин, защото получателят също може да не разбере най-важното от ваша гледна точка.
