Пресконференциите са важен компонент от PR дейностите на всяка компания. Благодарение на тях медиите и заинтересованата общественост могат да получат актуална информация буквално от първа ръка от официалните представители на определена организация, а ръководството на компаниите може да изрази своята позиция по най-важните за тях въпроси. Но за да може пресконференцията да донесе наистина добри резултати, тя трябва да бъде правилно организирана.
Инструкции
Етап 1
Ако ви е поверено да организирате и проведете пресконференция, на първо място, определете каква цел искате да постигнете: разкажете за всеки успех на вашата компания, привлечете общественото внимание към някакъв проблем, представете определено публично лице в печеливша светлина и т.н. П. След това изберете място и час за пресконференцията. Имайте предвид, че тези дейности е най-добре да се извършват в средата на работната седмица (вторник-сряда-четвъртък) сутрин или следобед, но не по-късно от 16 часа.
Стъпка 2
Изберете място за провеждане на пресконференция въз основа на организационните възможности на вашата компания и броя на планираните поканени. Моля, обърнете внимание, че за представителите на пресата са необходими достатъчно места. Уверете се предварително, че в стаята има микрофони, проекционни екрани (ако е необходимо) и свободно място за инсталиране на телевизионни камери.
Стъпка 3
Направете списък с медии и организации, чиито представители бихте искали да видите на вашето събитие. Подгответе и изпратете съобщения за пресата и покани поне две седмици преди планираното събитие. Препоръчително е след изпращането на поканите да се обадите лично на адресатите и да научите за решението им да присъстват или да не присъстват на пресконференцията. По този начин вие не само ще посочите броя на бъдещите гости, но и допълнително ще напомните за вашето събитие, ако хората са го забравили или не са получили вашето съобщение за пресата.
Стъпка 4
Подгответе необходимите презентационни материали за всички бъдещи участници в пресконференцията. Комплектът на участник обикновено включва копие от прессъобщението, списък на длъжностните лица, които ще говорят на пресконференцията с техните пълни имена и длъжности, дневен ред (ред и теми на изказванията), рекламни и рекламни материали. Изглежда много по-добре, ако всички презентационни материали за всеки участник са проектирани като един комплект в корпоративна папка с логото на организацията.
Стъпка 5
Ако планирате да въведете акредитация за участниците, информирайте ги предварително за това и им кажете какви данни са ви необходими за това (име, длъжност, паспортни данни и т.н.). Подгответе предварително значки с имена за всички участници и карти, които да бъдат поставени на масите, посочвайки имената и заглавията на говорителите. Ако пресконференцията е планирана за достатъчно дълго време, уверете се, че условията за нейните участници са удобни: бюфет с напитки и закуски, стаи за пушене и тоалетни, планирайте време за почивки.
Стъпка 6
След пресконференцията не забравяйте да се свържете с редакциите на присъстващите медии и да попитате за материалите, направени в резултат на нея. Поискайте копия на публикации, ако не е предварително уговорено.
