Във всеки офис и в производството служителите често работят с различни видове документи, така че възможността за изготвяне на официални, бизнес документи е необходима на всеки. В същото време има общи изисквания, които трябва да се спазват при съставяне на който и да е документ - служебно писмо, заповед, позиция, инструкция и т.н.
Инструкции
Етап 1
Започнете да изготвяте документа, като изясните неговата осъществимост и кръга от въпроси, които трябва да бъдат решени. Това ще ви помогне да определите вида на документа и неговата форма, които до голяма степен определят естеството и стила на представяне на съдържанието му.
Стъпка 2
Прегледайте правителствените и агентурните закони и разпоредби, които уреждат начина, по който се разглеждат тези въпроси. Това е много важен етап, който показва вашата грамотност и ви позволява да съставите документ, който напълно отговаря на установената процедура за обработка и решаване на работни въпроси. Това също ще помогне да се определи адресатът, одобряващият и координиращ орган и да се гарантира, че съдържанието на този документ и неговата форма на компетентност на тази организация.
Стъпка 3
Проучете текстовете на административни и регулаторни документи, така че изготвяният документ да не влиза в противоречие с тях, да не ги дублира. За това е необходимо да има електронна база данни с такива документи.
Стъпка 4
Съберете информация за съществото на въпросите, които трябва да бъдат решени, изгответе проект на документ. При изготвянето използвайте шаблони и стандартни фрази и изрази, традиционно използвани в бизнес документите. Разгледайте други документи, които са разработени във вашата организация или партньорска корпоративна система, и вземете за основа техния стил на писане.
Стъпка 5
Основният текст на документа има за цел да предизвика някои действия, да убеди. То трябва да бъде аргументирано и логично. Формулировката трябва да се спазва стриктно от правна гледна точка. На първо място са изискванията за надеждност и обективност на представената информация. Текстът трябва да бъде точен и възможно най-информативен и кратък. Естествено, в него не трябва да има граматически, пунктуационни или стилистични грешки. В случай, че в документ споменавате информация, съдържаща се в друг източник или документ, трябва да посочите всички негови резултати.
Стъпка 6
Редактирайте проектодокумента и го съгласувайте с лицата, които са упълномощени да го направят. След това изгответе документа в съответствие с приетите норми и го подпишете.
