Бизнес кореспонденцията е незаменим компонент от производствената дейност на всяка организация, предприятие, компания. Както всяка друга процедура, тя е регламентирана. Определени изисквания се налагат върху съдържанието и дизайна на официално писмо.
Инструкции
Етап 1
На първо място, прочетете GOST R 6.30-2003, който описва подробно всички изисквания за дизайна на официално писмо, зададени са размери на шрифтове и полета.
Стъпка 2
Напишете официалното писмо на бланката на вашата организация. Той трябва да съдържа пълното си име, банкови и юридически данни, телефони за контакт, обикновен и имейл адрес.
Стъпка 3
В горния десен ъгъл посочете фамилията, собственото име и бащиното име на адресата, неговата длъжност и името на организацията. Напишете подробния пощенски адрес на организацията получател, като не забравяйте да посочите индекса.
Стъпка 4
В горното ляво поле обикновено има място за изходящия регистрационен номер на това писмо и датата на регистрацията му. Там също трябва да напишете темата на писмото. То трябва да бъде посочено в кратка форма, в едно изречение. Посочването на темата ще помогне на вашия адресат бързо да определи изпълнението на писмото и да реши на кого ще бъде поверена подготовката на материали за него и отговора.
Стъпка 5
Всяко писмо, дори официално, започнете с поздрав. Желателно е той да съдържа пълното име и бащиното име на адресата. Започнете поздрава си с думата „Уважаеми“. Името и бащиното име на адресата, ако не сте запознати лично с него, винаги можете да разберете в интернет или като се обадите на компанията, в която работи. Не пренебрегвайте тази дреболия, тъй като за вас е важно още от първата фраза да спечелите човека, на чието име пишете писмото.
Стъпка 6
В първия абзац, преди да представите основното съдържание на писмото, направете кратко въведение - напомнете на адресата за предишните обстоятелства, предоставете статистика или друга основна информация, която ще му е необходима, за да разбере по-добре същността на вашето съобщение. Първият, уводен параграф трябва да започва с думите: „В същото време ви изпращаме …“, „Съгласно постигнатите споразумения …“или „Поради факта, че …“и т.н.
