В днешно време писмата вече се превръщат в рядкост и остават в миналото. Това обаче не се отнася за бизнес кореспонденция. Официалното писмо е документ, с помощта на който се установяват контакти и се записват всички основни етапи на бизнес отношения. Способността да се напише правилно бизнес съобщение отразява квалификацията на опонента и на цялата фирма.
Необходимо е
- - лист хартия
- - писалка или компютър с принтер
Инструкции
Етап 1
Използвайте официална бланка за вашето бизнес писмо. Независимо дали документът е написан в електронна форма или на ръка, той трябва да съдържа логото на изпращащата компания. Освен това бланката трябва да включва телефонни номера, номера на факс, уебсайт и имейл адреси и пощенския адрес на компанията. Не забравяйте да оставите полета по краищата, които са необходими, за да се осигури възможност за подаване в архивната папка: 3 см от лявата страна и 1,5 см от дясната.
Стъпка 2
Придържайте се към официалния стил, когато пишете писмото си. Бизнес документът трябва да е недвусмислен. Не забравяйте да включите темата в имейла си. Не използвайте емотикони в деловата кореспонденция. В случай на продължаване на кореспонденцията е необходимо да се остави писмо под формата на цитат, на което се пише отговорът. Не е необходимо да цитирате целия текст в неговата цялост, можете да се ограничите само до онези фрагменти, на които са съставени отговорите. В този случай за опонента ще бъде по-лесно да схване връзката между вашия отговор и неговото писмо.
Стъпка 3
Започнете бизнес писмо с учтив адрес, например: "Уважаеми Иван Петрович!" Апелацията трябва да бъде центрирана на страницата. Името е изписано изцяло, използването на инициали в този случай е неприемливо. Следва уводна част, където целта на писмото трябва да бъде обобщена. Основната част от документа е следващият раздел, който описва подробно как да се обърне внимание на основните проблеми. Заключението е обобщение, както и обжалване до адресата с изложение на очакванията на подателя от адресата или с конкретно предложение за разрешаване на въпроса, разгледан в писмото.
Стъпка 4
Бъдете възможно най-коректни във финалната част. Никога не вземайте решения за адресата си. По-добре изразете надежда, че проблемът ще бъде решен по най-добрия начин според вас. Неетично е да бързате с адресата, като използвате думи като „незабавно“и „спешно“. Използвайте по-правилна форма: "Моля, дайте отговор в такъв и такъв момент." В служебно писмо подписът трябва да бъде във формална форма. Например: „Искрено, Иван Сергеевич Василиев“. Също така включете в подписа си заглавието, информацията за контакт и името на компанията.
