Организирането на конференция е процес, който трябва да бъде отделен най-малко три месеца. Разбира се, историята знае много примери за успешна подготовка на конференции за няколко дни, но за да премине събитието в пълно съответствие с нормите, са необходими поне три месеца.
Инструкции
Етап 1
На първо място, решете темата и вида на конференцията, в зависимост от това в бъдеще ще бъде избрана залата и ще бъде оформена програмата на събитието.
Стъпка 2
Следващата точка е програмата на представленията и всичко свързано с нея. Решете за времето на конференцията, броя на участниците, броя на почивките, времето за начало и край на конференцията. Съгласувайте с високоговорителите времето им.
Стъпка 3
Наемете зала въз основа на това, което трябва да изпълните. Той трябва да бъде достатъчно просторен и удобен, за да побере участниците, чийто брой е посочен в предишната стъпка. Залата трябва да бъде оборудвана с проектор или плазмен панел, както и трибуна за високоговорители.
Стъпка 4
Започнете да набирате участници най-малко два месеца и половина преди конференцията. Създайте покани, които включват мястото, времето и името на конференцията, както и на какво ще бъде посветена. Намерете баланс между краткостта и достъпността на представения материал. Започнете да се обаждате и изпращате имейли, предавайте покани на най-важните гости на конференцията лично или ги изпращайте по пощата.
Стъпка 5
Всички служители на конференцията трябва да имат значка със своето фамилно име, име и заглавие на конференцията. В оптимален случай длъжността трябва да е една и съща - „организатор“. В деня на конференцията общото събрание трябва да бъде един час преди началото на регистрацията. Поставете служителите във фоайето на сградата, на изхода от асансьора и т.н. Това е необходимо, ако трябва да направите няколко завоя, за да стигнете до гишето за чекиране.
