В днешно време, когато много от руските предприятия имат бизнес партньори в чужбина, обменът на делегации се превърна в норма. Това помага да се запознаете с производството на място, лично да се запознаете с тези, с които да работите, да оцените ситуацията и бързо да разрешите бизнес въпроси. Когато се срещате с делегация, има някои организационни въпроси, които трябва да се разгледат.
Инструкции
Етап 1
На етапа на подготовка обсъдете размера на делегацията, като вземете предвид, че работните въпроси се решават колкото по-бързо, толкова по-малък е той. Също така, изберете състава на вашата страна, така че броят на участниците да е приблизително същият като броя на тези, които ще срещнете. Обсъдете на какъв език ще се водят преговорите и подгответе преводач, дори ако гостите идват със собствения си.
Стъпка 2
Разберете за проблемите, които са компетентни за решаване на този или онзи член на делегацията, тъй като на Запад подчинението се спазва много стриктно. Трябва да се обърнете към някой от гостите, за да сте сигурни, че според неговите задължения той има право да предоставя информация.
Стъпка 3
Обсъдете предварително тези въпроси, които ще трябва да бъдат решени, и подгответе всички материали, които може да са необходими. Обсъдете какви документи ще бъдат подписани след края на преговорите. Съгласете се с график - в колко часа ще започнат, колко дълго ще продължат и кога ще има почивки.
Стъпка 4
Ако делегацията се ръководи от достатъчно значимо лице, изпратете поканата възможно най-скоро, за да подчертаете уважението и да увеличите вероятността посещението да се осъществи и това лице няма да има уговорени други срещи през това време.
Стъпка 5
Подгответе отделна, удобна стая за срещи, уверете се, че на всеки участник в срещата е осигурено удобно място. Запасете се с безалкохолни напитки, кафе, бисквити и красиви ястия. Не забравяйте да сложите пепелници, ако нямате нищо против, за да могат присъстващите да запалят цигара по време на срещата.
Стъпка 6
Съгласете се дали ще е необходимо да се запише преговорите, съгласието трябва да бъде дадено от двете страни. Уверете се, че гостите са седнали с лице към вратата, този психологически трик ще ги накара да се чувстват по-спокойни. И се уверете, че не се разсейвате от телефонни обаждания по време на срещата.
Стъпка 7
По-добре е хубаво и усмихнато момиче да се срещне с делегацията и да я заведе на мястото на преговорите. Тя може да чака гости във фоайето на сградата, където ще се проведат преговорите. Когато гостите пристигнат на мястото за срещи, е необходимо незабавно да се представят двете делегации помежду си, така че тези, които искат да седнат до тях, да могат да го направят.
