Архивните институции не само съхраняват документи, но и предоставят на гражданите достъп до архивна информация. Един от начините да се реализира тази възможност е достъпът до архивни документи в читалните. Нека разгледаме отблизо кой може да посети читалните и как работят.
Необходими са читални в държавните исторически архиви, за да могат посетителите да работят с документи. Като правило изследователите работят с документи с цел писане на научни статии, статии, книги, както и тези, които съставят генеалогични дървета.
За да стигнете до читалнята, трябва да дойдете в архива с лична карта (паспорт, шофьорска книжка), да попълните формуляр за кандидатстване и заявление, посочващо темата на работата. Сега в много архиви това може да стане по електронна поща, изпращане на сканирани документи и когато посещавате читалнята, трябва да ги предоставите в оригиналния им вид.
Тези, които търсят роднини, информация за които е необходима през последните 75 години, трябва да имат документи, доказващи родство с тях. Така че, ако имате нужда от информация за присъединяването към комсомола на дядо ви от страна на бащата, тогава трябва да имате при себе си документите на баща си и документите си (свидетелство за раждане, паспорти, чрез които можете да проследите фамилията, както и свидетелство за брак за жени). Освен това служител на читалнята трябва да запознае посетителите с правилата на работа.
След документооборот в читалнята на посетителя се дават ръководства и други методически помагала: списъци, регистри на инвентаризации, индекси, каталози) Тогава потребителят вече е запознат с инвентаризациите на фондовете.
Архивният инвентар е архивна директория, съдържаща систематизиран списък на единици за съхранение на архивния фонд, колекция и предназначени за тяхното отчитане и разкриване на съдържанието.
Посетителят съставя заявка, в която посочва избраните случаи. Ограниченията по броя на делата се установяват от архивите в съответствие с правилата за работа. Изследователят няма да може да получи файловете веднага, но след времето, установено от правилата на архива. Обикновено периодът от време е от 1 до 3 дни. Факт е, че хиляди документи се съхраняват в архивите и е просто невъзможно да ги вземете бързо. Случаите се съхраняват в големи архиви, които дори могат да се намират в различни сгради, ако архивът има няколко сгради. Следователно е необходимо време, за да се намерят случаи. Освен това служителите, преди да ги издадат, трябва да прегледат всеки случай по страници и да запишат наличието на всички документи. Едва след това случаите ще могат да влязат в читалнята.
Също така трябва да сте подготвени за факта, че някои документи могат да бъдат затворени за потребители. Това се дължи на тайната на някаква информация (държавна тайна, лична информация и др.). Ограничените документи могат да се преглеждат само от служители на архива. Ако изследователят се нуждае от определена информация от такива документи, той може да поръча удостоверение (социално-правно или тематично запитване), което ще бъде изпълнено в установения срок.
Освен това понякога ограничението може да се дължи на лошото физическо състояние на документа.
След като бъде издаден в читалнята, изследователят има право да работи с документи, да прави извлечения от тях. Копирането (фотографиране, сканиране, фотокопиране), като правило, е платена услуга.
След като изследователят извърши необходимата работа, файловете се предават на служителя на читалнята, който ги прехвърля в архивното хранилище. Архивистите проверяват наличието и състоянието на документите по една страница и след това ги поставят на място.
Разработени са определени правила за това какво може и какво може да се направи в читалнята. Така че, например, е строго забранено да носите храна в читалнята, да идвате с връхни дрехи, с големи чанти и пакети. По-добре е да работите с документи с ръкавици - по този начин можете да удължите безопасността им и да се предпазите от прах. Факт е, че след прелистване с пръсти по хартията остават мазнопотни следи по хартията, което също я унищожава. Не можете, разбира се, да разкъсате чаршафите, да ги изтръгнете от кутията, да пишете върху тях. В крайна сметка всеки архивен документ съдържа история. Той е уникален сам по себе си. Колкото по-дълго можем да запазваме документи, толкова по-дълго те могат да ни служат в наша полза.
