Някои писма завършват толкова неясно, че адресатът е объркан: той трябва да препрочете текста, за да разбере същността. Поради липса на време получателят може да изхвърли писмото или да направи нещо, за да се разсее и вече да не задълбава в посочената ситуация. Ясният, кратък и компетентен завършек подчертава уважението към читателя и помага бързо да се отговори на молба или искане.
Инструкции
Етап 1
Посочете какво искате да кажете в три точки. Може да изглежда, че мислите са представени ясно, но възприемането на информацията зависи от състоянието на читателя. Затова препрочетете текста и запишете три основни мисли поотделно. Това могат да бъдат факти, дати, имена и т.н. Тук не са необходими емоции, пишете накратко, с няколко думи, защото просто трябва да обобщите, да си припомните основните моменти.
Стъпка 2
Запишете три действия за получателя на имейла. Реакциите на хората могат да бъдат непредсказуеми. Струва ви се, че е възможно да реагирате еднозначно на представената информация, но човек го прави в зависимост от индивидуалните навици и намерения. Ако не посочите ясно какво очаквате от читателя, той няма да разбере или да каже, че не е разбрал.
Стъпка 3
Подредете списъка от предишните стъпки в низходящ ред на важност. Краят на писмото понякога прилича на последната дума в съдебното заседание: впечатлението от получателя на писмото, заключенията и последиците зависят от това. Премахнете елементи от списъка, които могат да бъдат пропуснати, без да се нарушава значението на съобщението. Поставете останалия кратък списък в края на писмото, така че читателят да не пропусне нищо.
Стъпка 4
Посочете времевата рамка. Ако чакате реакция на писмото, конкретизирайте очакванията си. Някои хора са склонни да забавят до последно, така че посочването на конкретно време може да не е излишно.
Стъпка 5
Оставете вашите данни за контакт. Вашият кореспондент трябва да може бързо да намери телефона ви. Предвиждайте подобни ситуации и за всеки случай включете необходимата информация в писмото, дори ако сте сигурни, че получателят я има.
Стъпка 6
Бъдете учтиви, кажете нещо хубаво, благодаря ви за отделеното време. Адресатът ще реагира по-охотно и ще се свърже по-бързо, ако писмото му хареса или го предпази от неприятни преживявания.
Стъпка 7
Не забравяйте да подпишете съобщението с вашето име: това създава усещането за истинска комуникация. Важно е човекът да се съсредоточи върху отговора и да го приеме отговорно. Дайте пример и хората ще се отнасят към вас по същия начин.
