Телефонното съобщение е кратко, но важно съобщение, изпратено по телефона. Така най-често те информират за провеждането на събрания, сесии, срещи. Телефонното съобщение може също да съдържа спешна заповед от ръководителя. Телефонните съобщения са входящи, които получавате, и изходящи, които предавате. И двата вида имат сходен дизайн.
Инструкции
Етап 1
В горния ляв ъгъл на лист хартия поставете пълното име на вашата организация и, ако е необходимо, името на структурната единица, например „Администрация на град N.“и Министерството на образованието.
Стъпка 2
В горния десен ъгъл напишете получателя на телефонното съобщение. Посочете длъжността, фамилията и инициалите на лицето: „Директор на училище No 37 Иванов II“. Ако има няколко адресати, не е необходимо да се посочват фамилиите: „Директори на училища в град Н.“. Към телефонното съобщение прикачете пълен списък на институциите, до които е изпратен.
Стъпка 3
На два реда отдолу поставете думата „Телефонограма“и нейния сериен номер. За изходящо телефонно съобщение, моля, посочете датата на съставянето му по-долу.
Стъпка 4
След това следва действителният текст на телефонното съобщение: „На 22 февруари, в 17.00 часа, ще се проведе среща в образователния отдел за подобряване дейността на училищата в града. Присъствието на директори на училища е строго задължително. Когато подготвяте текста на телефонно съобщение, избягвайте думи и фрази, които са трудни за разбиране на ухо и трудни за произнасяне. Не забравяйте, че съобщението трябва да бъде информативно и кратко - не повече от 50 думи.
Стъпка 5
Когато предавате телефонно съобщение, произнасяйте ясно думи, особено адреси, фамилии, имена и бащини имена на хора, имена на улици, дати и часове на събития. В края не забравяйте да прочетете текста отново и се уверете, че събеседникът ви е записал всичко правилно. Слушайте внимателно, когато приемате съобщение по телефона. Ако имате въпроси, незабавно ги изяснете.
Стъпка 6
Под основния текст е позицията, фамилията и инициалите на ръководителя, подписал телефонното съобщение: "Началник на отдел" Образование Петров П. П. " Изходящият документ трябва да съдържа и неговия личен подпис.
Стъпка 7
В долната част на страницата въведете информация за служителите, които са работили с телефонното съобщение. Обикновено позицията, фамилията и инициалите на лицето, което е изпратило съобщението, телефонният му номер в офиса, както и датата и часът на предаване се поставят вляво. Вдясно има информация за лицето, което е приело документа: длъжност, фамилия и инициали, телефонен номер, дата и час на приема.
Стъпка 8
Изходящото телефонно съобщение се съставя в едно копие и се съхранява в специална папка. По-добре е да имате входящо съобщение в два екземпляра: първото давате на мениджъра за по-нататъшна работа, второто, което поставяте в папка за съхранение.
