Документите могат да се подписват по няколко начина. Дизайнът му зависи от вида на документа и се определя от държавните стандарти за документация за управление и федералните закони.
Думите „подпис“и „списък“са пароними, тоест думи от същия корен, сходни по звучене. Подписът е ръкописно изписване на фамилно име, личен знак за удостоверяване на документ, той е индивидуален като пръстов отпечатък. Без подпис документът се счита за невалиден. От друга страна, живописта е декоративна или сюжетна живопис, която украсява стени, съдове, тъкани и т.н. Например, рисуване "под Хохлома". Изразът "под подпис" в законодателството се използва в значението на глагола "знак". Факсимиле (fac simile - направи нещо подобно) е печат, клише, с помощта на който се възпроизвежда ръкописният подпис на лице, подписващо много документи. Тя е уверена в големи обеми от тези документи, които не предполагат материална отговорност - сертификати, писма. Факсимиле се търси в компании с голям работен поток, където мениджърът не може да постави личен подпис на всички документи. Според Гражданския кодекс на Руската федерация факсимилните документи имат законна сила. Факсимиле не се препоръчва за използване в официални документи. Законът забранява поставянето на клишета върху някои документи за стриктно докладване. Лицето поставя подписа лично върху документа. Факсимиле може да бъде доставено от всяко лице, упълномощено да извърши подобно действие. Процедурата за съхранение и използване на клишета в организация обикновено се предписва в местен акт - разпоредби, инструкции. Той определя списък на документи, върху които могат да се поставят факсимилета и идентифицира лице или група лица, чиито задължения включват осигуряване на безопасността на клишето и неговото използване. Освен това се предписва отговорност за нарушаване на този ред. С развитието на електронните технологии се появи електронен подпис. Цифров документ, подписан с такъв подпис, се признава в случаите, когато не се изисква да се съставя документ на хартиен носител. Въпросите за използването на електронни подписи са регламентирани от Федералния закон "За електронните цифрови подписи".
